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Es schreibt für Sie: Michael Scholtz Scholtz Software GmbH Wankstr. 28 b · 86971 Peiting Telefon: +49 8861 9109990 Telefax: +49 8861 9109999 E-Mail: info@scholtz.de Web: www.scholtz.de Nachträge erstellen und abrechnen D ie Notwendigkeit, einen Nachtrag zu erstellen, kann unterschiedliche Gründe haben. Zum einen kann der Auftraggeber während der Bauaus- führung weitere (nicht vorhersehbare) Leistungen beauftragen, zum anderen kann unter bestimmten Umständen der Umfang beauftragter Leistungen erhöht, aber auch verringert werden. Die rechtlichen Rahmenbedingungen werden durch die VOB oder das BGB bestimmt, auf dieses Vertragsrecht wol- len und können wir hier nicht eingehen, dafür gibt es Experten. An dieser Stelle geht es uns ausschließlich um Tipps zur praktischen Durchführung in der EDV. Der erste Schritt wird immer die Erstellung eines Nachtragsangebotes sein. Da hierfür selten eine GAEB-Datei („Ausschreibung“) vorliegt, der Bauun- ternehmer das Nachtragsangebot also komplett selbst erstellt, ist besonders auf die Nummerierung der Positionen, auch Ordnungszahlen genannt, zu achten. Standardmäßig beginnt die Positionsnummer der ersten Leistung in einem neuen Angebot immer mit 1 (bzw. bei Nutzung von Titeln mit 1.1). Hierfür eine automatische Korrektur zu schaffen, ist nicht möglich, da eine individuelle Entscheidung zu treffen ist. Diese orientiert sich in jedem Fall an dem Hauptauftrag, denn bei der Abrech- nung muss der Hauptauftrag und der Nachtragsauftrag (ggf. auch mehrere) in Abschlagsrechnungen und der Schluss- rechnung zusammengeführt werden. Vermieden werden sollte im Nachtrag die Verwendung von Positionsnummern, die bereits im Hauptauftrag für andere Leistungen enthalten sind. Variante 1 bei der Beauftragung zusätzlicher Leistungen ist, die Num- mern der Positionen im Nachtrag weiterzuführen. Dazu muss man sich im Hauptauftrag informieren, welches die höchste Titelnummer ist und im Nachtragsangebot einen Titel mit der nächst höheren Titelnummer durch manuelle Nummernvergabe verwenden. Damit bleiben bis zur Abrechnung die Positionsnummern identisch. Variante 2, wenn es sich um eine Position handelt, die sich auf eine Leis- tung bezieht, die bereits im Hauptauftrag vorhanden ist, kann diese auch die gleiche Positionsnummer bekommen, auf die sie sich bezieht, jedoch z. B. mit angehängtem „N“ für Nachtrag. Diese Nummerierung ist laut GAEB-Standard zulässig und wird als „Index“ bezeichnet. Bezieht sich die Nachtragsleistung also auf die bereits vorhandene Position 5.4, könnte die Nachtragsleistung 5.4.N hei- ßen und in der Abrechnung unmittelbar folgen. Um diese Positionsnummer zu realisieren, müsste im Nachtragsangebot der Titel 5 und danach die benötigte Position mit Nummer 5.4.N eingefügt werden. Als Variante 3 betrachten wir den Fall, dass aufgrund der erheblichen Re- duzierung der auszuführenden Menge der Preis einer Leistungsposition erhöht werden muss. Da die Baustellen-Gemein- kosten auf die gesamte(n) Menge(n) umgelegt werden und eventuell gerin- gere Materialmengen zu teureren Preisen eingekauft werden müssen, erhöht sich der Preis der Leistung. Der Auftraggeber ist in der Regel davon nicht begeistert, wir raten deshalb zu einer psychologisch geschickten Herangehensweise. Wenn laut Bild 1 im Nachtragsangebot die ursprünglich angebotene Position mit negativem Vorzeichen und die neue Position mit positivem Vorzeichen ange- boten wird, ergibt sich in obiger Variante in der Summe meist ein Minderpreis. Dies sieht optisch besser aus als der höhere Einzelpreis alleine. Diese Vorge- hensweise empfehlen wir immer dann, wenn Positionen aus dem Hauptauftrag durch andere Positionen ersetzt werden, auch wenn diese teurer sind. Werden die ursprünglichen Positionen von den neuen abgezogen, ist der tatsächliche Mehrpreis zu erkennen. Zu erwähnen ist noch, dass bei öffentlichen Auftraggebern für die Kalkulation der Nachtragspositionen die „Urkalkulation“ zu verwenden ist, also der Lohn und alle Preise der enthaltenen Einzelkosten, sowie die Aufschläge vom Hauptauftrag zu übernehmen sind. Für den weiteren Ablauf der Baustelle in Bezug auf die Nachträge ist die nach- weisbare Zustimmung des Auftraggebers ganz wichtig. Lassen Sie sich ggf. per Wiedervorlage erinnern, solange die Zustimmung aussteht, und geben Ihren Mitarbeitern erst nach erfolgter Zustimmung den Arbeitsauftrag für den Nachtrag. Ein weiterer Vorgang, der nicht vollautomatisch abläuft, ist aufgrund der Zustimmung des Auftraggebers zu dem Nachtrag sicher zu stellen, dass die Nachtragsleistungen auch abgerechnet Schützen & Erhalten · März 2022 · Seite 40 BRANCHENSOFTWARE